Submodulo 2 Resumen

.-Gestión: Conjunto de acciones mediante las cuales el directivo desarrolla sus actividades a través del cumplimiento de las fases del proceso administrativo : planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar.

.-Correspondencia: es la que nos permite enviar y recibir documentos o paquetes.

.-Correspondencia Interna: Es la encargada de administrar servicios de movilización interna, es decir, lo que se encuentra dentro de una empresa.

.-Correspondencia Externa: Es la encargada de administrar los archivos que se encuentran fuera de una empresa, es decir, que no son tan exclusivos.

.-Archivo: Es un documento que puede almacenarse para mantener la información.

.-Archivo Vigente: Documento que aún esta en trámite o proceso.

.-Archivo Muerto: Archivo que no esta vigente pero que aún puede ser de utilidad.

TIPOS DE ARCHIVOS

Archivo de gestión:
-es el que permanece en una oficina mientras esta en trámite, en un lapso de 1 a 5 años.

Archivo Central:
-es el que después de haber cumplido su gestión, pasan a un depósito con el fin de ser conservados un tiempo determinado.

Archivo Histórico:
-es la selección de documentos que refleja la memoria institucional, con el fin de generar en el futuro investigación.

DIVISIÓN Y SUBDIVISIÓN DE ARCHIVOS:

*Por su organización:
->archivos centrales
->archivos locales

*Por sus asuntos:
->archivos generales
->archivos parciales

*Por la documentación que contiene:
->archivos oficiales
->archivos especiales
->archivos particulares

*Por su destino:
->archivos públicos
->archivos privados
->archivos secretos

*Por método empleado en su manejo:
->archivos directos
->archivos indirectos

*Por calidad o cantidad de documentos:
->archivos cuantitativos
->archivos cualitativos

SISTEMAS DE ARCHIVOS
.-Archivo alfabético: sigue una secuencia lógica, basada en el arreglo de los nombres de acuerdo con el alfabeto.
cabe destacar que primero se escribe el nombre paterno, luego el materno y el (los) nombre(s).

.-Archivo geográfico:es la organización de los documentos teniendo en cuenta su localización,con orden de país, estado, cuidad (alfabéticamente).

.-Archivo por asunto: sistema de clasificación  más que de ordenación, en ellos se forman expedientes de acuerdo a una clarificación de los asuntos de la empresa. 

.-Archivo cronológico: agrupan los documentos generados por fecha; indican año, mes, día , etc.

SISTEMAS INDIRECTOS DE ARCHIVOS

.-Derivados de un sistema numérico simple:este sistema se ordena según su número y este número es asignado por los corresponsables.

.-Archivo numérico compuesto:es un número de archivo individual unido entre sí por un un archivo físico.

.-Archivo numérico mixto:es la combinación del sistema alfabético y el numérico (también se pueden agregar otros

.-.Archivo dúplex  numérico: es el que divide los números en dos o más partes , separadas por un guión , espacio o coma.

.-Sistema unitérmino: sistema de almacenamiento y recuperación de la información, que consiste en un método de indización por palabras únicas o asuntos simples.

CONCEPTOS:

Expediente: es el conjunto de los documentos que corresponden a determinada cuestión.

Control: se refiere al sistema u oficio qu e se encarga de verificar que ocurra lo que debe ocurrir.

Legajo: conjunto de papeles archivados o reunidos de algún modo que trata del mismo tema.

Costuras: método por el que se unen documentos.

ORDENAMIENTO DE DOCUMENTOS:
los documentos se ordenan por 2 métodos:
1.-por rigoroso orden cronológico
2.-por orden lógico de desarrollo.

pueden seguirse también 2 medios: ->de atrás hacia adelante, & de adelante hacia atrás.
(osea que en el primer caso el documento más antiguo en frente y el mas reciente al fondo).

PRESTAMO DE EXPEDIENTES: Se necesitan cédulas de prestamo con firma del empleado autorizado y con éstas se forman un catálogo con rigoroso orden sistemático para poder obtener la información.

TRANSFERENCIA DE LOS EXPEDIENTES:
cuando los expedientes han concluido totalmete su transmición deben de enviarse los archivos generales mediante inventarios que contengan:
*La clasificación de origen.
*El nombre del interesado.
*Un extracto del contenido.
*Número de expedientes legajos y folios.